Informace o zpracování osobních údajů odběratelů a dodavatelů zboží a služeb
Úvodní informace
Společnost GINZEL, spol. s r.o. zpracovává osobní údaje odběratelů a dodavatelů zboží a služeb, kteří jsou fyzickými osobami podnikateli (dále jen „Odběratelé a Dodavatelé“), na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen „Nařízení“), a to za stanovenými účely, jakož i způsoby a prostředky zpracování, které vždy odpovídají příslušnému právnímu titulu ve smyslu článku 6 Nařízení.
Tato Informace o zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů obsahuje jednak transparentní informace ve smyslu ustanovení článků 13 a 14 Nařízení, jakož i poučení o právech subjektů údajů ve smyslu ustanovení článků 15 až 22 Nařízení.
Správce osobních údajů
Společnost GINZEL, spol. s r.o., se sídlem Husovo nám.12, PSČ 267 12 Loděnice, IČO: 25411357, vystupuje ve vztahu k osobním údajům Odběratelů a Dodavatelů v právním postavení správce osobních údajů (dále také jen „Správce“).
Správce nese odpovědnost za zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů a jiných skupin subjektů údajů a v tomto směru přijal interní organizační, technická a další opatření k zabezpečení a ochraně zpracovávaných osobních údajů, která jsou upravena ve Vnitřním předpisu o ochraně osobních údajů u společnosti GINZEL, spol. s r.o. (dále jen „Vnitřní předpis“).
Odběratelé a Dodavatelé mají právo se na společnost GINZEL, spol. s r.o., jakožto Správce obracet se všemi dotazy týkajícími se zpracování a ochrany osobních údajů a uplatňovat u Správce svá práva subjektů údajů, a to:
- písemně formou dopisu/ oznámení na adresu sídla Správce, Kontaktní místo pro osobní údaje;
- elektronicky na e-mailovou adresu Kontaktního místa pro osobní údaje: ;
- telefonicky na tel. čísle: +420 311 671 768
- osobně na sídle Správce, Kontaktním místě pro osobní údaje.
Zpracovatelé osobních údajů
Správce ve vztahu k osobním údajům Odběratelů a Dodavatelů smluvně nepověřil k dalšímu zpracování osobních údajů další zpracovatele.
Účely zpracování osobních údajů
Správce zpracovává vybrané osobní údaje Odběratelů a Dodavatelů za následujícími účely:
- plnění obchodní smlouvy/ jednání o obchodní smlouvě;
- plnění povinností vyplývajících z daňových právních předpisů;
- ochrana majetku a bezpečnosti osob (viz záznamy z kamerového systému – při jednání a/nebo dodávkách zboží/ služeb).
Právní tituly zpracování osobních údajů
Právním titulem ke zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů ve smyslu článku 6 Nařízení ve vztahu ke shora uvedeným účelům zpracování jsou:
- plnění smlouvy;
- oprávněné zájmy správce;
- plnění právních povinností správce.
Způsoby a prostředky zpracování osobních údajů
Osobní údaje Odběratelů a Dodavatelů jsou ze strany Správce zpracovávány těmito způsoby a prostředky:
- automatizované zpracování
- v software systému (adresní a identifikační údaje odběratelů a dodavatelů);
- manuální zpracování
- v listinné nebo elektronické podobě – obchodní smlouvy (včetně objednávek/ potvrzení objednávek), dodací listy, daňové doklady.
Kamerové systémy
Kamerové systémy jsou Správcem provozovány v objektu společnosti GINZEL, spol. s r.o., a to jako systémy vybavené funkcí: obrazového záznamu.
Kamerové systémy jsou tvořeny jednotlivými kamerami, které jsou umístěny ke kontrole a monitoringu následujících prostor: vybrané vnitřní prostory skladu a venkovní manipulační plocha.
Kamerový systém je Správcem provozován za následujících podmínek:
- účel zpracování: ochrana majetku a bezpečnosti osob;
- právní titul: oprávněné zájmy správce;
- se souhlasem i bez souhlasu subjektů údajů;
- dotčené subjekty údajů: zaměstnanci; odběratelé a dodavatelé (FOP); zákazníci a další fyzické osoby, které se zdržují v prostorách sídla/ provozovny (učni/ studenti, návštěvy);
- kategorie osobních údajů: popisné – obrazové záznamy (obličeje, postavy);
- místo uložení záznamů: přímo v sídle/ provozovně;
- doba zpracování/ uchovávání záznamů: 14 dnů ode dne pořízení záznamu
- technické zabezpečení systému a fyzická ochrana: vyhrazená místnost pro úložiště
- záznamů, záznamy technicky blokovány, omezení přístupových oprávnění.
Prostory monitorované kamerovým systémem jsou viditelně označeny Informačními tabulkami, které obsahují jednak piktogram a dále krátký informační text.
Rozsah zpracování osobních údajů
Co do rozsahu zpracování kategorií údajů Správce zpracovává následující osobní údaje Odběratelů a Dodavatelů:
- jméno a příjmení, příp. obchodní firma, sídlo, IČO, DIČ, e-mailová adresa, telefonní číslo;
- obrazové záznamy (z kamerového systému).
Doba uložení osobních údajů
Doba uložení, resp. zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů ze strany Správce je následující:
- po dobu trvání smluvního vztahu;
- po dobu povinností vyplývajících z daňových právních předpisů/ 5 let;
- po dobu 14 dnů ode dne pořízení obrazového záznamu (kamerové systémy).
Práva subjektů údajů
Odběratelé a Dodavatelé jako subjekty údajů mají ve vztahu ke Správci ve smyslu článků 15 až 22 Nařízení následující právo:
- právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po Správci informaci o zpracování svých osobních údajů;
- právo na opravu osobních údajů, pokud jsou údaje vedeny nepřesně;
- právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“);
- právo na omezení zpracování osobních údajů;
- právo vznést vůči Správci námitku proti zpracování osobních údajů;
- právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (s výjimkami).
Vedle toho má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7